主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -

委員会は、提出された提案書にコメントと質問を加え、次のステップについて話し合った。私たちは、各主申請者がコメントを閲覧し、文書上で直接回答すべきであると決定した。そこで、私が作成した主な申請者へのメッセージを以下に掲載する。全体的なプロセスを説明し、1週間以内にコメントや質問に回答するか、回答に取り組んでいることを認めるよう求める。機能に関する具体的なプログラム見積もりなど、より詳細な情報を求めているため、時間がかかるだろう。委員会が見積もりを受け取ったら、何度か会合を開き、予算枠内に要求を絞り込む必要がある。MAJの会計担当と会長は会合を開き、今年度の国内研究開発費として90万円を上限とすることを提案した。

The committee has added comments and questions to the submitted proposals and discussed next steps. We decided each main applicant should view the comments and respond directly on the document. So, here is a message I have drafted to send to the main applicants. I will explain the overall process, and ask them to respond to the comments and questions or acknowledge they are working on the answers, within a week. It will take time because we are asking for more details, including specific programming estimates for features. Once the committee receives the estimates, we will need to meet several times to cut the requests down to the budget limit. The MAJ treasurer and president have met and recommend a maximum of 900,000 yen be used this year for domestic R&D. 

この掲示板に返信することで修正をお願いします。修正がなければ、明日このメッセージを送る予定だ。Please revise the message by replying to this forum. If there are no revisions, I plan to send the messages out like this tomorrow. .

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Dear MAJ sensei,

この度は、日本ムードル協会の研究開発資金にご応募いただき、ありがとうございます。私たちのMoodleMoot Japanカンファレンスとともに、Moodle LMSを改善するあなたの活動をサポートすることは、私たちの主な使命です。

Thank you for your application for research and development funding from the Moodle Association of Japan. Along with our MoodleMoot Japan conference, supporting your work improving the Moodle LMS is our main mission.

研究開発委員会は、あなたの提案書を読み、提出された課題ごとに用意されたGoogleドキュメントにコメントを書きました。お待たせしました。今、私たちはドキュメントを共有し、あなたがコメントに直接回答し、Googleドキュメントに直接情報を追加するようお願いします。以下は、あなたの提案書へのリンクです。

The R&D Committee has read your proposal and made comments in a Google doc prepared for each submission. Thank you very much for your patience. Now we will share the document and ask you to answer directly to the comments, and add information directly into Google doc. Listed below is the link to your proposal. 

今年の研究開発に使える予算は、要求された資金の約3分の1であるため、私たちはMAJの優先順位に合う特定の項目のみを削り、承認しなければならないことを覚えておいてください。私たちは、Moodleを使用している日本の大学の緊急のニーズに沿うよう、最善を尽くしました。以下は、今年のトップ5のニーズとして選ばれました：

Keep in mind that the budget available for R&D this year is about one third of the funds requested, so we will have to cut and approve only specific line items that fit our MAJ priorities. We have tried our best to follow the urgent needs of Japan universities using Moodle. The following has been selected as top five needs this year:

  1. 日本語によるドキュメンテーション「非常に緊急」 Documentation in Japanese “very urgent”  4/4
  2. 学習履歴のダッシュボード「緊急」 Dashboards of learning history “urgent”  3/4
  3. ルーブリック評価「緊急 Rubric Assessment “urgent”. 3/4
  4. 多言語能力 「緊急」Multilingual ability “urgent”  2/4
  5. 質問バンク-高速バックアップ Question Bank—fast backups “urgent” 2/4

残念ながら＃4と＃5に関する提案はなかったが、そのような仕事ができる研究者を探している。これらに取り組める方は、至急ご連絡ください。また、Moodleの日本語ドキュメンテーションに携わるボランティアも募集しています。

Unfortunately, we did not receive any proposals related to #4 and #5, but we will be looking for researchers ready to do that work. If you can work on these, please contact us immediately. We also need more volunteers to work on Japanese documentation of Moodle.

予算では、プラグインのプログラミングと、ドキュメンテーションの作成およびプラグインのテストを行う研究補助者のための資金を承認する傾向があります。私たちはおそらく、カンファレンスへの旅費、カンファレンス参加費、オフィス経費、備品、ソフトウェアサービスに資金を提供することはできないでしょう。個人の研究費で対応できることを望みますが、急を要する理由がある場合は、その旨を説明してください。

In the budget, we will tend to approve funds for programming of plugins and research assistants to write documentation and test plugins. We will probably not be able to fund travel to conferences, conference fees, office expenses, equipment, and software services. We hope you can handle that with personal research funds, but if you have an urgent reason to request that, please explain.

この国内R&Dのもう一つの目標は、MoodleのグローバルなR&Dに接続することです。すべての提案は、グローバルな研究開発で提供されていないギャップをどのように埋めているか、そして、あなたが同様のプラグインを開発している人たちと対話をしていることを示す必要があります。オープンソースソフトウェアのコミュニティベースの開発における主要な問題は、並行開発や重複開発です。私たちは、教育者間のコラボレーションが優れたMoodleモジュールを作成する最善の方法であると信じています。Moodle HQは、プラグイン開発者がコーディングに着手する前に、アドバイスを得るため、早期に連絡するよう求めています。あなたが、あなたの地域で活動している関連コミュニティ開発者および本部スタッフに連絡するのを手伝うのが、私の仕事になります。この協力的なアプローチについては、Moodle開発の進化に関する添付文書で詳しく説明しています。

Another goal of this domestic R&D is to connect with global R&D for Moodle. All proposals need to show how they are filling a gap not provided in global R&D, and that you are in dialogue with those doing similar plugins. A major problem in community-based development of open-source software is parallel development and duplicate development, where well-meaning individuals repeat the same work or take tangential approaches. We believe collaboration between educators is the best way to create great Moodle modules. Moodle HQ has asked that plugin developers contact them early for advice before starting to code, so be sure to include time to do that. It will be my job to help you contact relevant community developers and headquarters staff who are working in your area. This collaborative approach is explained more in an attached document about the evolution of Moodle development.

すべての提案には、プログラマーとアシスタントがプラグインのプロトタイプをテストし、ドキュメントを書き、githubにアップロードし、Moodleプラグインデータベースにアップロードし、そして最も重要なこととして、日本の複数の大学でテストする時間を含める必要があります。MAJによって開発されたプラグインは、最初のテストサイト以外では動作しないことがあります。複数の大学、できれば5つの異なる学校現場で作業することで、デザインは洗練され、あなたのMoodle改善への熱意が生まれます。

All proposals need to include time for programmers and assistants to test plugin prototypes, write documentation, upload to github, upload to the Moodle plugins database, and most importantly test in more than one university in Japan. Sometimes plugins developed by MAJ are unable to work outside the initial test site. By working with more than one university, preferably five different school sites, the design will be refined and it will generate enthusiasm for your Moodle improvement.

これらのコメントに回答するのに時間がかかることは承知していますが、私たちの質問を理解し、具体的な内容を回答するのにかかる時間を1週間以内に回答してください。また、私およびR&D委員会の他のメンバーが、さらに議論するためにオンラインであなたとお会いできる日時を2週間以内にご指定ください。

We know these comments will take a long time to answer, but please answer within one week that you understand our questions and tell us how long it will take to answer the specific details. Also, please recommend a time in the next two weeks when I and other members of the R&D Committee can meet with you online to discuss further.

また、本申請者としての時間が限られている場合は、2025年のMAJジャーナルおよび会議録へのプロジェクト報告書の執筆・掲載をお手伝いすることも可能です。Also wish to offer that I can assist you in the writing and publication of your project report in the MAJ Journal and Conference Proceedings in 2025, if your time as main applicant is limited.

よろしくお願いします、With regards,

ヒンクルマン・ダン　Don Hinkelman

研究開発委員会委員長　Chair, R&D Committee

日本ムードル協会　Moodle Association of Japan

 

提案文書へのリンク-提出されたメールアドレスに公開します：Link to your proposal document—open to submitted email address: 

 


Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Thom RAWSON -
Don,

This letter is too long with too much unrelated information.

Can we just ask them to please log in and see the comments on their submissions and make corrections by a certain date?

We don't need to give them all the other information and explanations. That is superfluous to the task we need them to do. Please be more clear and concise with a much shorter message.

Format:

Thanks for your submission. We are in the process of reviewing those submissions at this time. We have found some areas in your submission that require editing and additional information. Please log in using Google Documents to the following document. Please read the comments. Please make changes by SUCH AND SUCH deadline.

After that time, we will finalize the grants and make an announcement.

Thank you.

P.S. If you do not make corrections or adjustments by the deadline, we will request that you forgo your application and resubmit in the next FY. If you have questions or technical issues, please contact Don H. at (email).

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Matthew COTTER -
Don and Thom,
Yes I agree with Thom here. The email is too long and detailed. The applicants just need to know how their application was received, how they need to fix it, where they can fix it and when to fix it by.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -
Thanks, Thom. This information is critical to high quality R&D. The values, criteria and conditions are changing as we move to a PAG/Community Funding scheme. By giving a long context--especially about the urgently-voiced priorities, the project managers can understand how we are operating differently from now in community-based R&D. I understand some applicants want to get to work quickly, but none of the submissions are good quality and we have to explain why we are taking time to review them.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -
If there are no mistakes or specific edits, I will start sending out this message to the applicants. I will tell Kameda sensei that for consideration of the grants depends on an up-to-date membership.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Yoshikazu ASADA -
Don, Thom, Matthew,

I'm sorry for the late reply since I attend the annual conference of the Japan Society for the Medical Education.

I think it's too late since Don has already sent the email, but I have to mention about two things.

英語で詳細にするのにDeepLを使いつつ、以下を書きましたが、趣旨は2つです。

・Thom、Matthewに同意します。伝えたい内容が多いのは分かりますが、メール全体が長すぎる状態であり、かつ、今回のメールとして最重要な部分・重要な部分・ほぼ不要な部分が混在しています。

・元々の応募フォームやガイドラインに存在しなかったであろう条項が追加になっているように思います。Moodleデータベースへの登録や複数施設での動作検証までを追加で計画してもらい、予算は現状よりも削減される可能性がある、というのをお伝えするのは、1週間では無理難題のように感じてしまいます。

I wrote the following while using DeepL to detail it in English, but the purpose is twofold.

・I agree with Thom and Matthew. I understand that you have a lot to convey, but the entire email is too long, and there is a mixture of the most important, important, and almost unnecessary parts of this email.

・It seems to me that there are additional clauses that would not have existed in the original application form and guidelines... It is impossible to tell you in a week that we are going to have additional plans to register the application in the Moodle database and even to test the operation at multiple facilities, and that the budget may be reduced from the current level. It seems like a difficult task.


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1) I also agree Thom and Matthew about the length of email. It is too long and the important part of your message is not easy to understand. It is understandable that you want to explain the background and reasons. However, at this time, the most important thing to convey to applicants is "what needs to be corrected and how and by when".
The MAJ's top priorities have already been announced to the public at the forum in June, so there is no need to go through the trouble of mentioning them again.

2) There is a part of the information that has been put back as R&D. It is the following part.

"All proposals need to include time for programmers and assistants to test plugin prototypes, write documentation, upload to github, upload to the Moodle plugins database, and most importantly test in more than one university in Japan. Sometimes plugins developed by MAJ are unable to work outside the initial test site. By working with more than one university, preferably five different school sites, the design will be refined and it will generate enthusiasm for your Moodle improvement."


At least from the beginning of the application form, it is required to be published in the MAJ showcase, but it does not read as if it is required to be registered in the Moodle plugin database. It also does not state that the application must be tested at multiple universities.
From the applicant's point of view, this is a sudden addition of a requirement that was not asked for in the initial application, a budget that needs to be reduced, and a request for the modification to be done in one week. We think this is a very difficult request.

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdJAccrzTnAPuUyB7x9GAGT0uxfTURFKVJIiGgZ8ivBVb2_xg/viewform

If I simply overlooked it, and the applicants were clearly told from the beginning that they would be registered in the database and that the operation would be verified, then there would be no problem. But if not, then this part would not be specified at this time.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -
"...required to be registered in the Moodle plugin database."

Registration in the Moodle Plugins Database is very difficult. Recently, our Video Assessment Module was submitted and we got over ten very helpful "issues" explained by reviewers that had to be resolved before registration. We are working on those ten issues but it will take many months due to our poor programming practice. What I learned is that submission to the plugins database is very, very important because you get kind but impartial critics to coach you to be a better developer. That is priceless.

So I agree not to use the words "required to be registered" but rather we ask proposal leaders "to submit and get a review".

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -
Yoshi, here is a revised paragraph that I hope does not say "required to be registered". Please check to see if the Japanese translation is better.

プラグインが日本の大学で使えるようになるためには、プログラマーとアシスタントがプラグインのプロトタイプをテストし、ドキュメントを書き、githubにアップロードし、Moodleプラグインデータベースにアップロードし、そして最も重要なことは、日本の複数の大学でテストする時間を含めることをお勧めします。MAJによって開発されたプラグインは、最初のテストサイト以外では動作しないことがあります。1つ以上の大学、できれば5つ以上の異なる学校現場で作業することで、デザインは洗練され、あなたのMoodle改善への熱意を生み出すでしょう。 R&D委員会は、あなたがそうすることを支援します.

In order for a plugin to be usable in Japanese universities, we recommend including time for programmers and assistants to test plugin prototypes, write documentation, upload to github, upload to the Moodle plugins database, and most importantly test in more than one university in Japan. Sometimes plugins developed by MAJ are unable to work outside the initial test site. By working with more than one university, and hopefully five different school sites, the design will be refined and it will generate enthusiasm for your Moodle improvement. The R&D Committee will help you to do that.

I also cut one paragraph and added five more priorities that Matt suggested.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Thom RAWSON -
Don...

Adam Jenkins reports that he only received ONE link from you for editing. Please send him the other two links for his other two submissions ASAP.

Thanks,
-Thom

P.S. People don't know the deadline for editing... did you clearly specify the deadline? "within one week" is not very clear at all. Again, you made something that was very simple into something that was overly complex for no clear reason at all.

#frustrating

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Yoshikazu ASADA -

Don, and Thom, Matthew)

僕の英語が非常につたないため、伝えたいことが正しく伝わらなかったこと、申し訳ありません。正しく伝わるまで、投稿させていただきます。

Thom, Matthewも前回の会議に参加いただいた立場として、僕の意見に関して賛成か反対か、疑問あり（内容が正しく理解できない）か、表明いただけましたら助かります。

僕は今回は「Moodleデータベースへのプラグイン登録」を求めること自体がルール違反であると考えています。

必須か否か、ではなく、そもそも「Moodleデータベースへの登録」は要件にしてしまってはいけないと考えます。

Donによる掲示板投稿には、「私たちは、これらの「緊急」および「非常に緊急」な優先課題に沿ったプロジェクトを、5万円から50万円の範囲で推薦する。」という金額の記載があります。また、Donが作ってくれた申し込みフォームには以下の記載があります。

  1. オープンソースのMoodle LMSを学生、教師または管理者のために改善する。
  2. 2024年日本における開発の優先順位に従うこと。
  3. 2025年2月までに完成し、MoodleMoot 2025で発表できること。
  4. 採択されたプロジェクトに配分される利用可能な資金に合わせて、組み合わせ、再交渉、再編成が可能であること。
  5. MAJのメンバー1名が主任申請者であること。役員および研究開発委員は参加資格があるが、資金を受け取ることはできない。
  6. MAJショーケースにプラグイン、ドキュメント、コースをインストールし、一般公開やダウンロードができる。
  7. 2025年4月のMAJ Proceedingsに非審査報告論文を掲載することを推奨。困難な場合は、研究開発委員による支援を受けることができる。

ここには「MAJショーケースに載せること」は記載されていますが、これも日本語は「できる」、英語は「Can」で書かれていますので、必須条件にはできません。

※なお、MAJの第一言語は規約細則で日本語と決まっているため、齟齬があった場合は日本語の表記が優先です。

MoodleHQのデータベースの話はどこにも書いていません。

また、複数の施設で動作検証することも、ここには記載されていません。


もし、今回の返信を受け取った人が、MoodleHQデータベースや複数施設での動作検証も必要であると言われた場合、「応募時には書かれていなかった条件が急に追加された」ことになります。これは不誠実なことになりますから、少なくとも今年度は強制すべきではありません。もし、そこまで求めるのであれば「初回の申し込み時点で」ルールを明確にして応募を募る必要があると考えます。

このため、僕からは「Moodleデータベースへの登録」「複数施設での動作検証」は必須事項としても推奨事項としても、求める内容に入れることはできない、と考えています。


I am sorry that my English is so poor that I could not convey what I wanted to say correctly. I will keep posting until I get it right.

Thom, Matthew, as a participant in the last meeting, I would appreciate it if you could state whether you agree, disagree, or have doubts (i.e., do not understand the content correctly) about my opinion.

I believe that in this case, requiring "plug-in registration to the Moodle database" is in itself a violation of the rules.

Not whether it is required or not, but I think that "registration to the Moodle database" should not be a requirement in the first place.

A forum posting by Don states, "We recommend projects that follow these "urgent" and "very urgent" priorities in the range of 50,000 yen to 500,000 yen."  In addition, the application form that Don created for us includes the following statement:

  1. Improves the open source Moodle LMS for students, teachers or admins
  2. Follows the 2024 Japan development priorities selected by the Moodle Association of Japan 
  3. Can be completed by February 2025, and presented at MoodleMoot 2025.
  4. Can be combined, renegotiated, or restructured to fit available funds divided among accepted projects.
  5. Has one MAJ member as lead applicant. Partners and Moot sponsors may apply. MAJ officers and R&D Committee members are eligible to participate but may not receive funds directly.  
  6. Can install plugin, documentation or courses in the MAJ Showcase for public viewing and downloading.
  7. Recommended to publish a non-vetted report paper in the April 2025 MAJ Proceedings. Assistance by R&D Committee members is available if this is difficult.

Although "can install in the MAJ showcase" is mentioned here, this is also written with "できる" for Japanese and "Can" for English, so it cannot be a mandatory requirement.

*Since MAJ's primary language is Japanese as stipulated in the bylaws, in the event of any discrepancies, the Japanese notation will take precedence.


The MoodleHQ database is not mentioned anywhere. 

Nor is there any mention here of verifying that it works at more than one institution. 

If the recipient of this reply is told that the MoodleHQ database and verification of operation at multiple facilities is also required, then "a condition that was not mentioned in the application was suddenly added". This would be dishonest and should not be enforced, at least not this year. If they want to require that much, they need to clarify the rules "at the time of initial application" and invite applications.

For this reason, I think that "registration in the Moodle database" and "verification of operation at multiple institution" cannot be included in the requirements, either as a requirement or as a recommendation.


Translated with www.DeepL.com/Translator (free version)

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -
Thank you for your specific suggestions. Here is a shorter message that I will send to the remaining three submissions. This is just in English for Pugoy and Jenkins.
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Dear Jenkins sensei,

Re:
Thank you for your application for research and development funding from the Moodle Association of Japan. Along with our MoodleMoot Japan conference, supporting your work improving the Moodle LMS is our main mission.

The R&D Committee has read your proposal and made comments in a Google doc prepared for each submission. Thank you very much for your patience. Now we will share the document with you and ask you to answer directly to the comments, and add information directly into Google doc. Here is the link to your proposal (let me know if you have any difficulty editing):

We need many specific details about your budget because the total funds available for R&D this year is about one third of the funds requested, so we will have to cut for this year and approve only specific line items that fit the MAJ R&D priorities. We have tried our best to follow the urgent needs of Japan universities using Moodle as members expressed in the R&D Survey of May 2024.
In the budget, we will tend to approve funds for programming of plugins and research assistants to write documentation and test plugins. We will probably not be able to fund travel to conferences, conference fees, office expenses, equipment, and software services. We hope you can handle that with personal research funds, but if you have an urgent reason to request that, please explain on the document by adding to the text or as as a comment.

Also, let me explain more how the R&D Committee will evaluate your development strategy. It is possible we may ask you to add more programming or research assistant hours to make your plugin more usable to the other members of MAJ and eventually Moodle users around the world. A goal of this domestic R&D is to connect with global R&D for Moodle. A strong proposal shows how your plugin is filling a gap not provided in global R&D. We hope that you are in dialogue with those doing similar plugins, and we can help connect you with those developers. A major problem in community-based development of open-source software is parallel development and duplicate development, where well-meaning individuals repeat the same work or take tangential approaches. We believe collaboration between educators is the best way to create great Moodle modules.

In order for a plugin to be usable in Japanese universities, we recommend including time for programmers and assistants to test plugin prototypes, write documentation, upload to github, upload to the Moodle plugins database, and most importantly test in more than one university in Japan. Sometimes plugins developed by MAJ are unable to work outside the initial test site. By working with more than one university, and hopefully five different school sites, the design will be refined and it will generate enthusiasm for your Moodle improvement. The R&D Committee will help you do that.

We know these comments will take a long time to answer, but please tell us within one week how long it will take to answer the specific details. Also, please recommend a time in the next two weeks when I and other members of the R&D Committee can meet with you online to discuss further.

Also, because we are asking so much for you to do, I can assist you in the writing and publication of your project report in the MAJ Journal and Conference Proceedings in 2025, if your time as main applicant is limited.

Regards,

Don Hinkelman

Chair, R&D Committee, Moodle Association of Japan

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Yoshikazu ASADA -
Don、僕の発言内容をさらに短くして繰り返します。

・MAJのショーケースへの登録であれば、Google formsでもアナウンスしていた内容ですから、勧めてもよいでしょう。

・GitHubへの登録やMoodleデータベースへの登録は、記載すべきでもありません。「この内容は仮に実現不可能であっても、採択に一切影響を及ぼしません。」という旨を言うのであれば認めてもいいですが、長くなるだけなので最初からGithub等を触れない方が良いでしょう。

・複数施設での開発に関する内容も同様です。元々募集のときに触れていないのですから、今になって条件を追加するのはNGです。

合わせて、なぜこちらが確認する余裕もなく、Adamに返信を送ってしまったのですか？Donの投稿を見て、即座に気づいてメールを書いていて、まだ30分も経っていません。


申し訳ありませんが、僕もこの状態では、R&Dの業務に会長として責任をもつことが困難に感じております。

Don, I will repeat my statement even shorter.

・If it is registration to MAJ's showcase, it is acceptable to recommend it, since it was announced in Google forms.

・Registering on GitHub or in the Moodle database is not something that should even be mentioned. If you are saying, "This content, even if it is not feasible, will not affect the adoption in any way," then it is acceptable to say, "This content will not affect the adoption in any way." However, it is better not to mention Github, etc. from the beginning because it will only make it longer.

・The same is true for the contents related to development at multiple facilities. Since you didn't mention it when you were recruiting, it is not acceptable to add it now.


In addition, why did you send a reply to Adam without having time for us to review it, seeing Don's post, instantly noticing and writing an email, and it hasn't even been 30 minutes yet?

I am sorry, but I too am finding it difficult to be responsible as Chairman for the work of R&D under these conditions.


Translated with www.DeepL.com/Translator (free version)

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Don HINKELMAN -
Hello, Yoshi. Thank you very much for reading all the messages. I am very sorry that my actions feel hasty and we have had no chance for discussions. At the moment, it is very difficult for me to get several hours free as I am in the middle of traveling and family reunions. In the last three messages to Rein and Adam, I noted your concerns about the length of the message and I changed the wording to clearly say that we do not require, but recommend uploading to github and the Moodle Plugins Database. That is absolutely critical for quality review and distribution of plugins and usability by our members. Do you remember the problem of the forum funding in the past? It has not been distributed to members. It is a series of core patches in github but not a unified plugin. I tried to install the forum improvements on my site but could not. If you upload to the Plugins Database, you will get excellent and kind suggestions on how to improve the plugin. I really appreciate the volunteers who help there.
こんにちは、Yoshiさん。すべてのメッセージを読んでいただき、ありがとうございます。私の行動が性急に感じられ、話し合いの機会がなかったことを大変申し訳なく思っています。現在、私は旅行と家族の再会の真っ最中なので、数時間空けることがとても難しいのです。ReinとAdamへの最後の3つのメッセージでは、メッセージの長さに関するあなたの懸念を指摘し、私たちはgithubおよびMoodle Plugins Databaseへのアップロードを要求しているのではなく、推奨していると明確に言うように表現を変更しました。これは、私たちのメンバーによるプラグインおよびユーザビリティの品質レビューおよび配布のために、絶対に重要です。過去のフォーラム資金調達の問題を覚えていますか? それはメンバーに配布されていません。githubにある一連のコアパッチですが、統一されたプラグインではありません。私は自分のサイトにフォーラムの改善をインストールしようとしましたが、できませんでした。プラグインデータベースにアップロードすれば、プラグインを改善するための優れた親切な提案を得ることができます。そこで助けてくれるボランティアの方々には本当に感謝しています。

I understand you are concerned what is required for adoption or acceptance of a funding request.  Here is my suggestion:
1. Each submission is currently incomplete so none of them can be accepted until they have answered the questions and provided estimates.   
2. We will do line by line acceptance/postponing based on the estimates provided. At this point, it is not important about publication, uploading, or getting registered as that will be my job later to help them do that. I can even prepare a draft report for them. 
3.  There is limited funding, and all submitters have been warned they need to be flexible.
It is my personal opinion none will be rejected, but it is possible that some may need to apply elsewhere for funds to complete their project. I will help them do that. 

資金援助要請の採択や受諾に何が必要なのか、ご心配なのは理解できます。 以下は私の提案である：
  1. 各申請書は現在未完成であるため、質問に答え、見積もりを提出するまでは、どの提出書も受理されない。  
  2. 提出された見積もりに基づいて、一行ずつ受理／延期を行う。この時点では、出版、アップロード、登録については重要ではない。私は彼らのために報告書の草稿を作成することもできる。
  3. 資金には限りがあり、すべての提出者は柔軟に対応する必要があると警告されている。
却下されることはないだろうというのが私の個人的な意見だが、プロジェクトを完成させるために他の場所に資金を申請しなければならない人が出てくる可能性はある。私はその手助けをするつもりだ。

アダムが待ち望んでいたので、リンクを送った。英文は改良されているので、彼に英文を送るのは急務だと思った。アダムは今、フォーラムへの回答と見積もりを準備している。議論はかなり専門的で、私はそこから多くを学んでいる。

回答期限については、私は1週間以内の回答を求めた。アダムは、私たちが求めた見積もりを得るために、実際にはもっと長い時間を求めていたので、私たちは彼に必要な時間を与えるべきです。また、トムが勧めているように、このフォーラムを通じてすべてのメールを管理する方法を学びたいのですが、数日後、トムが暇であれば、そのための時間を持つつもりです。 遅くなって申し訳ない。

I sent the links to Adam because he has been waiting for them. The English text is improved and I felt it was urgent to send the English text to him. Adam is now preparing answers and estimates to the forum. The discussion is rather technical and I am learning a lot from it.

As for the deadline for responses, I asked for a response within one week. Adam asked for longer time, actually, to get the estimates we asked for so we should give him the time he needs. I would also like to learn how to manage all emails through these forums as Thom recommends, and in a few days I will have time for that if Thom is free. Apologies for my slowness.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Yoshikazu ASADA -

僕の意図が正しく伝わっていないようですから、さらに表現を変えて繰り返します。また、英語が拙いことと合わせて、僕も長いメッセージになってしまっていることを重ねてお詫びします。この投稿における要点は2つです。


１）今回、最初に応募者に示した要件には、MAJショーケースでの公開のみが要求されておりました。それ以外は公開については「何も書かれていません」。

応募を始めた時点で、GitHubへの投稿を推奨、とか、複数施設での検証を、と、具体的に書いていたのであれば、今回このように伝えてしまうのはOKです。

ですが、今回は最初の段階でそこまで触れていなかったにも関わらず、（推奨ではあっても）要件が追加されたことに問題があります。

今朝の投稿で「私たちのメンバーによるプラグインおよびユーザビリティの品質レビューおよび配布のために、絶対に重要です。」と書いていました。その意味は理解しました。しかし、それだけ重要な案件だったのであれば、なぜ最初の応募開始の時点で、そこまで触れなかったのですか？応募フォームには書かれていませんし、応募開始をアナウンスしたDonの投稿でも、フォームの内容と「1件最大50万円」と書かれたこと以外は、追加の情報はなかったと考えています。応募開始の時点で明確に示さなかったのですから、それは（会長を含めて）R&D全体の共通認識として「そこまでは求めていない」という意思を伝えたことと同義です。推奨であるか必須であるかに関わらず、今、このタイミングで記載するのは理にかないません。


Donが書いてくれたように、今はまだ「採否を決める段階」です。その段階で、申請者に対する質問項目の中で、推奨とはいえ「GitHubその他のことが触れられた」のであれば、応募者としては「書くしかない」と考えてしまうでしょう。今回、この申請を経て金額が配分されること、総額が足りていないことを連絡してしまっているわけですから、「推奨」であったとしても「書かないと予算は減らされる」と考えるのが普通です。科研などを含めた研究費の申請などを行っている人であればなおさら、そう考える可能性は高いです。少なくとも、僕が応募者であったら、そう思います。そして、さらに自分であれば（応募の段階でそこまで検討していなかった場合は）今回は無理だからと応募全体を取り下げることをするでしょう。そして、今後もこのような追加要求が来てしまう申請形態であるのであれば、金輪際応募したくない、とも思ってしまうかもしれません。


「タイムラインを具体的に示して欲しい」のように、応募フォームの中にタイムラインを記載するための枠を用意していて、それにも関わらず「半年間で開発」とだけ書かれているような事例であれば、話は別です。それに対して「もっと詳しく書いてください」と言う要求について、僕が申請者の立場であったとしてもまだ理解できます。ですが、「MAJショーケースで公開してください」とだけ公開要件があったところに追加の推奨条件が追加され、この修正を待って採否確定となったら、話が違う、と言われてもおかしくないでしょう。


今回のケースで、どうしても実施して欲しいのであれば、「応募の採否が確定した」人に対して、「初回の時点で要件をクリアにしていなかったMAJ側の落ち度に関する謝罪も含めたうえで、丁重にお願いする」こと、さらに「これが実施できなかったとしても、ペナルティなど一切ないことを保証する」レベルでお願いすることが必須でしょう。


２）ThomやMatthewからの最初の指摘は、単に長さだけではありません。「何が必須か」「何が推奨か」「どこを直すべきなのか」だけが伝わるように連絡することが重要です。


今回、応募者には「（A)Google Documentでコメントが書かれたもの（今更ですが、僕はここのコメントはR&Dのみで共有され、そのうえでまとめたものを申請者に戻すと思ってました。共有されたリンク内容を確認して驚きましたが、これも後悔しても遅いですね）」と、「（B)それ以外の推奨内容も含めたメール本文」が届いていることになりますね。このうち、どれが必須で、どれが必須ではないのでしょうか。

（A）、すなわちGoogle Documentだけ確認して、その中のコメントに沿って修正してくれればOK、というのであれば、非常にわかりやすいです。ただ、その場合はコメントの中にGitHub等の記載がされていないため、そこは要求できません（今から追記するのもルール違反です）。

（B）、すなわちメールの本文も見たうえで適切に修正してください、というのであれば、やはり今回の僕が（１）で指摘している問題は残っていることになります。


It seems that my intentions were not conveyed correctly, so I will reiterate my points with different wording. I also apologize for my poor English and for the length of this message. There are two key points on this post from me.


1) The initial requirements presented to the applicants this time only included the public showcase at MAJ. Nothing else was mentioned regarding publication. If it had been clearly stated from the beginning of the application process that posting on GitHub or verifying operations at multiple facilities was recommended, it would be fine to communicate that now. However, the problem is that these requirements were added later (even if they were just recommendations) without being mentioned in the initial stages.


In your post this morning, you wrote, "It is absolutely crucial for our members to conduct plugin and usability quality reviews and for distribution." I understand this. However, If this matter was indeed so important, why was it not addressed at the start of the application process? It wasn't mentioned in the application form, nor do I recall any additional information being provided besides "up to 500,000 yen per project" in Don's post announcing the start of the application process. Since it wasn't clearly stated from the outset, it can be interpreted (including by the president) that R&D as a whole communicated the shared understanding that "this level of detail was not required." Regardless of whether it's recommended or mandatory, including this now at this stage does not make sense.


As Don pointed out, we are still in the "stage of determining acceptance or rejection." If, at this stage, questions are raised about "GitHub and other topics" in the context of applicant questions, even if it's just a recommendation, applicants might feel they have no choice but to comply. Since the applicants have already been informed about the allocation of funds and the total amount being insufficient, it is natural to think, "If I don't include it, my budget will be reduced," even if it is just a recommendation. This is especially true for those who have applied for research funding, such as 科研費. If I were an applicant, I would certainly feel this way. Moreover, if I hadn't considered such requirements during the initial application phase, I might withdraw my entire application, thinking it was no longer feasible. If this kind of additional requirement continues in the application process, I might never want to apply again.


If there was a specific field for entering a timeline in the application form, and despite that, an applicant only wrote "development in six months," then asking for more detailed information would be understandable. However, if the only requirement was "to showcase at MAJ," and now additional recommended conditions are being added, leading to a decision on acceptance or rejection being delayed until these are met, it wouldn't be surprising if someone said, "This wasn't part of the deal."


In this case, if you absolutely want this to be implemented, you should approach those whose applications have been accepted with a polite request that includes an apology for the MAJ's failure to clarify the requirements at the outset. Additionally, you must guarantee that there will be no penalties or repercussions if they cannot fulfill this request.



2) The initial feedback from Thom and Matthew was not just about the length. It’s crucial to communicate only what is necessary, such as "What is mandatory," "What is recommended," and "What needs to be corrected."


This time, applicants received both "(A) the commented Google Document (it's late to say this, but I thought the comments would be shared only within R&D, and then a consolidated version would be sent back to the applicants. I was surprised when I checked the shared link, but it's too late to regret this now)" and "(B) the email content including additional recommended matters." Among these, which are mandatory and which are not?


If it's just "(A)," meaning that they should simply review the comments in the Google Document and correct according to those, then it's straightforward. However, in that case, since GitHub, etc., are not mentioned in the comments, they cannot be requested (and adding them now would be against the rules). If it’s "(B)," meaning they should also review the email content and make appropriate corrections, then the problem I’m pointing out in 1) still remains.

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Thom RAWSON -
Thanks for the reply, Yoshi. I agree with all your points. We cannot make any requirements AFTER THE FACT. It is not fair to the submitters who would have needed that information before deciding to apply. Yoshi-sensei、返信ありがとう。あなたのご指摘にすべて同意します。私たちは、事実が起こってから、いかなる要件も設けることはできません。応募を決定する前にその情報が必要であったであろう応募者に対してフェアではありません。

Also, the comments are public. That is my doing. We didn't have any way for the submitters to edit their proposals due to the method of submissions - Google form which was decided by Don. Maybe he had other ideas about how the proposals would get feedback and perform edits, but I never heard any from him. I worked to make it possible for people to make edits and respond to comments and questions by putting each proposal in a Google document. また、コメントは公開されている。それは私がやったことだ。ドンが決めたグーグルフォームという応募方法のせいで、応募者が自分の提案を編集する方法がなかったんだ。もしかしたら彼は、プロポーザルがどのようにフィードバックされ、編集を行うかについて他のアイデアを持っていたのかもしれないが、私は彼から何も聞いていない。私は、各提案をGoogleドキュメントにまとめることで、人々が編集したり、コメントや質問に返答したりできるようにした。

In the future, we will make use of the Moodle assignment submissions to give comments anonymously and require resubmissions with edits. However, the process is disorganized this time around. 今後は、Moodleの課題提出を活用して、匿名でコメントを与え、編集を加えた再提出を義務付ける予定です。しかし、今回はプロセスが乱れている。

Re: 主な応募者へのメッセージ（案) / Draft Message to Main Applicants

by Matthew COTTER -
I also agree with the points above. We cannot make requirements after the fact. All information should have been available during the first submission process. The Moodle assignment sounds like a better way of submitting going forward for next year.
私も上記の点に同意します。事後に要件を設定することはできません。すべての情報は最初の提出プロセス中に利用可能であるべきでした。Moodle 課題は、来年に向けて提出するより良い方法のように思えます。
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