Hi guys. I decided to remove myself from allocation decisions. I have no discussion about the percentages you gave to proposals. However, concerning rejection, here is the message I sent to you by email which outlines three mistakes made justifying a rejection. I will translate it here as well.
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Dear Thom, (and Yoshi and Matt)
I am surprised by the announcement I received. I fear that our member, Rein Pugoy, who made a proposal in good faith, will be hurt or punished by my poor leadership or procedural errors.
Wednesday night, I asked Thom, if you agreed with my forum posts (that the rejection reasons of the Japanese documentation proposal was incorrect) or if we needed to talk. Your reply was “don’t worry.” Actually, what you should have said is: “I don’t agree with your forum post. The proposal will be rejected unless you change it.”
Of course, I am willing to change it, and I am happy to call Rein and make it a better proposal. However, the reasons for rejection have nothing to do with the quality of the proposal—they appear to be procedural reasons, and in fact are incorrect assessments of the proposal. Also, we may have lost sight of the big picture--that the two largest MAJ institutions are keenly participating and leading this.
Actually, as explained earlier in my forum posts, all three reasons for rejection are incorrect. I hope these explanations help clarify.
1. All questions were addressed. Rein and I rewrote the proposal and answered every question. I cannot find any that were not covered. Tonight, Matt explained to me that actually, submitting twice instead of re-editing was probably the real reason for rejection here. If so, I sincerely apologize. I was focused on the content of the proposal and made a procedural error in allowing Rein to resubmit the way he did. After we jointly chose what to cut in the proposal, Rein decided to resubmit it as a new google document, without realizing that decision would cause rejection. I did not see it as a problem, but actually it was a huge problem, because it was grounds for rejection. I trust you to inform me if my actions are incorrect, but instead I feel summarily and unjustly punished.
2. There was never a maximum amount designated as a rule. And even though you interpreted the “recommendation” of 50,000-500,000 as a hard “limit", Rein was willing to cut to any lower amount requested by the committee. Rein proposed the revised amount of 515,000 or 470,000 yen depending on the priorities of the committee. Why was that not accepted or negotiated? Rein even offered to negotiate further cuts. Why wasn’t an even lower figure proposed to Rein—given that only 900,000 was available in total. And if there were issues with the proposals, did you even discuss this issues with Rein? If you did not, I get the feeling that committee had decided to punish Don and was looking for procedural errors for rejection. That is unfair to Rein, and if I need to fall on my sword to protect him and our MAJ members, I can do that. (I know, Thom, you feel bitter that I removed the recommended amount from the form. But it had to be done because when 900,000 was made available, all such recommended amounts were irrelevant. Furthermore, I expected all requests would be negotiated line by line so that the total amount is actually not important. Note the condition stated on the google form: #4: Can be combined, renegotiated, or restructured to fit available funds divided among accepted projects.
3. I properly recused myself from the allocation decisions. I asked you what role you wish me to play and you gave me two choices if I choose to participate in the project. I choose the second one—and recused myself from the committee allocation decisions as requested. Did I misunderstand? Did the second choice actually mean the proposal would be rejected? Then of course, I would choose the first one. Matt suggested I was being wishy-washy about the decision, but it appears I completely misunderstood the two choices. In good faith, in order to participate in the project, I felt I must recuse myself from the allocate decisions, but instead that recusing in fact caused the rejection.
For these reasons, I feel the decision of the allocation committee has made three mistakes, and although you announced it is final, those mistakes must be corrected first. First we have to talk as a committee, and then with Drs. Pugoy and Morimoto who are the most committed researchers to this project.
Actually, the only way I can understand this decision, is if it is punishment. Then I can understand and I accept punishment for making procedural errors both as a R&D committee chair and as a co-applicant with Rein.
In order, to take full responsibility for my mistakes, I would be willing to send 470,000 yen of personal funds to MAJ if you would change the decision to acceptance and allocate that amount to this project. If I do not do this, we will lose a project that could expand MAJ to new members of the Japan Moodle community, give a great documentation tool to our Japan users, and keep enthusiastic members of the two largest Moodle-using institutions in MAJ—Open University Japan and University of Philippines Open University.
Don
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親愛なるトム、（そしてヨシとマット）。
このような発表を受け、驚いています。誠意を持って提案したメンバーのライン・プゴイが、私の稚拙なリーダーシップや手続き上のミスによって傷つけられたり罰せられたりすることを恐れています。
水曜日の夜、私はトムに、私のフォーラムへの投稿（日本語ドキュメンテーション提案の却下理由が間違っていたこと）に同意するか、話し合う必要があるかを尋ねた。あなたの返事は 「心配ない 」だった。 実際、あなたが言うべきだったのは、「あなたのフォーラムの投稿には同意できない。あなたがそれを変更しない限り、提案は却下されるでしょう "ということです。
もちろん、私は変更するつもりだし、嶺を呼んでより良い提案にすることに満足している。しかし、不採用の理由は提案の質とは何の関係もない。手続き上の理由のように見えるが、実際には提案に対する誤った評価である。また、私たちは全体像を見失っているのかもしれない--2大MAJ機関が熱心に参加し、これを主導しているということを。
実際、私のフォーラムへの投稿で先に説明したように、不採用の3つの理由はすべて間違っている。これらの説明が明確になることを願っている。
1. すべての質問に対応した。嶺と私は提案書を書き直し、すべての質問に答えた。カバーされていないものは見当たらない。今夜、マットが説明してくれたのですが、実は、再編集の代わりに2度提出したことが、おそらくここでのリジェクトの本当の理由だったようです。もしそうなら、心からお詫びします。私は提案書の内容に集中しており、ラインによる再提出を許可した手続き上のミスを犯した。私たちが共同で提案書のどこを削るかを選んだ後、ラインはその決定がリジェクトの原因になるとは知らずに、新しいグーグル文書として再提出を決めた。私はそれを問題だとは思わなかったが、実際には大きな問題だった。私の行為が間違っているならば知らせてくれるだろうと信じていましたが、その代わりに、略式で不当に罰せられたと感じています。
2. ルールとして最高額が指定されたことはない。 そして、あなたが5万～50万という 「勧告 」を厳しい 「限度額 」と解釈したとしても、嶺は委員会から要求された額より低い額に切り下げることを厭わなかった。嶺は委員会の優先順位に応じて、51万5000円か47万円という修正額を提案した。なぜそれが受け入れられず、交渉もされなかったのか？ 嶺はさらなる削減を交渉するとさえ申し出た。総額で90万円しかないことを考えれば、なぜもっと低い額を嶺に提案しなかったのか。また、その提案に問題があったのなら、あなたはその問題について嶺と話し合ったのですか？もしそうしなかったとしたら、委員会はドンを罰することを決め、否決のための手続き上のミスを探していたような気がする。それはラインにとって不公平であり、彼とMAJメンバーを守るために私が剣を振り下ろす必要があるなら、私はそうすることができる。 (トム、私がフォームから推奨額を削除したことを恨めしく思っているのは分かる。しかし、90万ドルが用意された時点で、そのような推奨額はすべて無意味なものとなったのだから、そうせざるを得なかった。さらに、私はすべての要求が一行ずつ交渉されると思っていたので、総額は実は重要ではないのだ。グーグルのフォームに記載されている条件に注目してほしい： #4：採択されたプロジェクトに配分される利用可能な資金に合わせて、組み合わせ、再交渉、再編成が可能であること。
3. 私は配分の決定から適切に身を引いた。 私にどのような役割を担ってほしいか尋ねたところ、プロジェクトに参加するのであれば2つの選択肢を与えてくれました。私は2つ目の選択肢を選び、要求通り委員会の配分決定から身を引いた。私は誤解していたのでしょうか？2つ目の選択は、実際には提案が却下されることを意味していたのだろうか？それならもちろん、私は最初の方を選ぶだろう。マットは、私がこの決定について弱気になっていると指摘したが、どうやら私は2つの選択肢を完全に誤解していたようだ。誠意を持ってプロジェクトに参加するためには、配分の決定から身を引かなければならないと思ったが、そうではなく、身を引いたことがかえって却下の原因になってしまった。
以上の理由から、私は今回の配分委員会の決定には3つの誤りがあったと感じており、最終決定と発表されましたが、まずはその誤りを正す必要があります。まずは委員会として、そしてこのプロジェクトに最も熱心な研究者であるプゴイ博士と森本博士と話し合う必要がある。
実際、私がこの決定を理解できる唯一の方法は、それが罰である場合だけだ。それなら、研究開発委員会の委員長として、また嶺博士との共同申請者として、手続き上のミスを犯したことに対する罰を理解できるし、受け入れることができる。
私の過ちに対する全責任を取るために、もしあなたが決定を受理に変更し、その金額をこのプロジェクトに割り当ててくれるのであれば、私は47万円の私財をMAJに送金しても構わない。そうしなければ、日本のMoodleコミュニティの新しいメンバーにMAJを拡大し、私たちの日本のユーザーに素晴らしいドキュメント作成ツールを提供し、MAJの2大Moodle使用機関であるオープンユニバーシティ・ジャパンとフィリピン大学の熱心なメンバーを維持することができるプロジェクトを失うことになります。
ダン